DB41/T 2846-2025 消费品召回 档案管理要求

以下是河南省地方标准《DB41/T 2846-2025 消费品召回档案管理要求》的主要内容总结：

​​一、适用范围​​

• 适用于履行召回职能的机构（如市场监管部门、召回中心）对缺陷消费品召回档案的管理。
• 涵盖档案分类、形成收集、整理编号、归档编目、保存借阅、备份等全流程要求。

​​二、核心术语定义​​

1. ​​消费品缺陷​​：因设计、制造、警示等原因，导致产品存在普遍性人身/财产安全隐患。
2. ​​消费品召回​​：生产者/经营者通过修正标识、修理、更换、退货等措施消除缺陷的活动。
3. ​​消费品召回档案​​：召回过程中形成的具有保存价值的文字、图片、声像、电子文件等历史记录。

​​三、档案管理总体要求​​

1. ​​同步管理​​：档案工作需纳入召回整体规划，与业务同步部署实施。
2. ​​全流程管控​​：覆盖缺陷调查、召回实施、效果评估三个阶段，确保文件完整归集。
3. ​​规范整理​​：保持文件间有机联系，纸质与电子档案协调统一（符合DA/T 22等标准）。
4. ​​质量要求​​：档案需真实、完整、准确、清晰，满足证据保存与监管需求。

​​四、档案分类及归档范围​​

​​（一）按流程分类​​

​​（二）按载体分类​​

• ​​纸质档案​​：需原件，耐久载体保存。
• ​​电子档案​​：与纸质档案同等效力，需包含元数据（符合GB/T 18884标准）。

​​五、关键管理流程​​

​​1. 形成与收集​​

• ​​范围​​：召回全流程中所有查考价值的文件资料。
• ​​要求​​：
  • 活动结束后及时收集，填写《文件资料移交登记表》（附录B表B.1）。
  • 电子文件需同步收集元数据，声像文件需清晰有效。

​​2. 整理与编号​​

• ​​整理原则​​：按召回阶段排序，同一阶段文件按形成时间排列。
• ​​编号规则​​：
  • 档号结构：门类码-类型码-年度码-流水号（例：XFP-ET-2022-0001）。
  • 门类码：消费品固定为XFP。
  • 类型码：按消费品类别编码（如儿童用品ET、家电JY等，依据GB/T 36431）。

​​3. 归档与编目​​

• ​​归档要求​​：
  • 采用“一事一档”原则，单次召回活动独立建档。
  • 装订顺序：卷宗封面→召回信息表→卷内目录→三阶段资料→备考表（附录C-F）。
• ​​电子档案​​：需与纸质档案内容一致，载体标注序号、年度、保管期限等。

​​4. 保存与借阅​​

• ​​保存要求​​：
  • 环境：温度14℃–24℃、湿度45%–60%。
  • 定期检查修复纸质档案，电子档案需防磁、防紫外线，定期备份。
  • ​​保存期限​​：≥10年。
• ​​借阅要求​​：
  • 需审批登记（附录B表B.4），不得携带外出。

​​5. 备份​​

• 纸质档案需同步生成电子备份，物理隔离存储。

​​六、规范性附录​​

​​七、引用标准​​

• ​​核心标准​​：
  GB/T 18894（电子文件管理）、DA/T 22（归档文件整理）、DA/T 78（声像档案管理）等。
• ​​术语来源​​：GB/T 34400《消费品召回生产者指南》、DA/T 1《档案工作基本术语》。

​​八、责任主体​​

• ​​提出归口​​：河南省市场监督管理局。
• ​​起草单位​​：河南省缺陷产品召回中心、纤维纺织产品质量监测检验研究院等。

​​总结特点​​：
该标准以召回流程为主线，细化三阶段档案分类，强调电子/纸质双轨制管理，通过统一编号规则（如XFP-ET-2022-0001）实现规范化追溯，为缺陷消费品召回提供完整的档案管理框架。

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